Factura electrónica B2B: fechas reales de la Ley Crea y Crece

La factura electrónica obligatoria B2B en España ya tiene fechas oficiales: el Real Decreto 238/2026, publicado en el BOE el 31 de marzo de 2026, desarrolla la Ley Crea y Crece y fija que las empresas y autónomos con facturación anual superior a 8 millones de euros deberán emitir y recibir factura electrónica en sus operaciones con otras empresas a partir de octubre de 2027, y el resto de empresas y autónomos a partir de octubre de 2028. Es una obligación distinta de VeriFactu, que llega antes: enero de 2027 para sociedades y julio de 2027 para autónomos.

Esa última frase es la clave de todo el artículo, porque la confusión entre ambas normas es, con diferencia, la duda número uno que nos trasladan gestorías y pymes. Son dos reformas diferentes, con calendarios diferentes, aprobadas por normas diferentes, que casualmente aterrizan en los mismos dos años. Vamos a desenredarlas de una vez.

¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica entre empresas?

El calendario que importa, con las cuatro fechas que toda empresa española debería tener apuntadas:

Un matiz importante: aunque tu pyme no esté obligada a emitir hasta 2028, si tus clientes grandes emiten en electrónico desde octubre de 2027, tendrás que ser capaz de recibir y gestionar esas facturas mucho antes de tu propia fecha límite. En la práctica, 2027 es el año de adaptación para casi todos.

¿Qué diferencia hay entre VeriFactu y la factura electrónica B2B?

Comparten protagonista (la factura) pero persiguen objetivos distintos:

• VeriFactu (RD 1007/2023) es el sistema antifraude de la Agencia Tributaria. Regula el software con el que facturas: debe generar registros inalterables, con huella encadenada y código QR, y permitir el envío de los registros a la AEAT. Su enemigo es el software de doble uso que permitía ocultar ventas. Afecta a cómo se produce la factura, no a cómo se la mandas a tu cliente. Lo explicamos a fondo en nuestra guía de VeriFactu y facturación electrónica.
• La factura electrónica B2B (Ley Crea y Crece + RD 238/2026) es una obligación mercantil cuyo objetivo es combatir la morosidad. Regula el intercambio: todas las facturas entre empresas y autónomos deberán emitirse en formato electrónico estructurado, comunicarse a través de plataformas autorizadas o de la solución pública, e informar de sus estados (aceptada, rechazada, pagada) para que el Estado tenga trazabilidad de los plazos de pago reales.

¿Puede un mismo software resolver las dos cosas? Sí, y es lo deseable: los principales ERP y programas de facturación españoles están certificándose para VeriFactu e integrando la factura electrónica B2B en el mismo movimiento. Lo que no puedes hacer es dar por hecho que cumpliendo una cumples la otra.

¿Qué es el Real Decreto 238/2026?

Es el reglamento que faltaba desde 2022. La Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas (Crea y Crece), estableció en su artículo 12 la obligación de factura electrónica B2B, pero condicionó su entrada en vigor al desarrollo reglamentario. Ese desarrollo tardó más de tres años en llegar y es el RD 238/2026 (BOE de 31 de marzo de 2026). Sus piezas principales:

1. La solución pública de facturación electrónica: una plataforma de la Agencia Tributaria que actúa como repositorio universal y como opción gratuita para pymes y autónomos que no quieran contratar una plataforma privada.
2. Las plataformas de intercambio privadas: podrán seguir operando, pero con obligación de remitir copia de cada factura a la solución pública y de garantizar interoperabilidad entre ellas.
3. Formatos estructurados admitidos: sintaxis estándar como Facturae, UBL o EDIFACT según los casos; el PDF por correo deja de valer como factura electrónica a efectos de esta obligación.
4. Los estados de la factura: el receptor deberá informar de la aceptación o rechazo y del pago efectivo, con plazos tasados. Aquí está el corazón antimorosidad de la norma.
5. Los plazos escalonados contados desde su publicación: unos 18 meses para quienes facturan más de 8 M€ y unos 30 meses para el resto, que sitúan las fechas efectivas en octubre de 2027 y octubre de 2028.

Qué debería hacer tu empresa en 2026

Queda margen, pero no tanto como parece, porque VeriFactu llega primero. Nuestro orden recomendado:

1. Audita tu software de facturación actual: pregunta a tu proveedor por escrito si estará certificado para VeriFactu y preparado para el RD 238/2026. Si la respuesta es vaga, empieza a mirar alternativas ya.
2. Unifica la facturación: si hoy facturas desde Excel, Word o varias herramientas, 2026 es el año de consolidar en un único sistema. Hacer la migración con la obligación encima siempre sale más caro.
3. Habla con tu gestoría: los flujos de intercambio de facturas con tu asesor cambiarán; muchas gestorías están redefiniendo su operativa con automatización, como contamos en IA para asesorías y gestorías.
4. Aprovecha para automatizar: si vas a tocar el sistema de facturación sí o sí, es el momento de conectar cobros, conciliación bancaria y recordatorios de pago. El coste marginal es pequeño y el ahorro de horas administrativas, muy real; en nuestra guía de IA para empresas tienes más ejemplos de por dónde empezar.

En proyectos de ingeniería de software para pymes estamos viendo que quienes tratan esta obligación como una simple casilla de cumplimiento gastan el dinero dos veces; quienes la tratan como excusa para ordenar su administración, lo amortizan en meses.

Sanciones: qué te juegas si no llegas a tiempo

La Ley Crea y Crece prevé multas de hasta 10.000 euros para las empresas que, estando obligadas, no emitan factura electrónica o no den acceso a sus destinatarios. No es una cifra que hunda a una empresa mediana, pero se suma al riesgo comercial real: a partir de las fechas límite, tus clientes obligados podrán rechazar facturas que no lleguen en formato electrónico estructurado, con el retraso de cobro que eso implica. Y por el lado de VeriFactu, usar software no certificado tiene su propio régimen sancionador tributario, que puede alcanzar los 50.000 euros por ejercicio para el usuario. El incumplimiento más caro no será la multa: será el caos administrativo de adaptarse con prisas. Piensa además en el efecto reputacional: los estados de la factura harán visible ante la Administración quién paga tarde, y esa transparencia acabará pesando en la relación comercial entre empresas.

Preguntas frecuentes sobre la factura electrónica B2B

¿Qué pasa si no emito factura electrónica en 2027?

Si superas los 8 millones de facturación y no emites en electrónico desde octubre de 2027, te expones a multas de hasta 10.000 euros y, sobre todo, a que tus clientes rechacen las facturas y se retrasen los cobros. Si facturas menos, tu fecha límite es octubre de 2028, pero deberás poder recibir facturas electrónicas antes.

¿La factura electrónica B2B afecta a las facturas a particulares?

No. La obligación de la Ley Crea y Crece cubre solo operaciones entre empresarios y profesionales (B2B) con sede en España. Las facturas a consumidores finales quedan fuera, aunque el software con el que las emites sí deberá cumplir VeriFactu en los plazos de 2027.

¿Podré seguir enviando facturas en PDF por email?

Como cortesía comercial sí, pero no valdrá como factura electrónica legal entre empresas: la norma exige formatos estructurados legibles por máquina (como Facturae o UBL) intercambiados a través de plataformas autorizadas o de la solución pública de la AEAT, que registrará copia de cada factura.

¿La solución pública de facturación será gratuita?

Sí, ese es su propósito: ofrecer a pymes y autónomos una vía sin coste para emitir, recibir y consultar facturas electrónicas y comunicar sus estados. Las empresas con más volumen o necesidades de integración con su ERP tenderán a usar plataformas privadas conectadas a la solución pública.

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